有关报销的事项通知

各院系、部门负责人：

    年终将至，为了提高工作效率与效果，更好地为全校教职员工服务，财务处特将有关报销的事项通知如下：

一、为了避免年末集中报账造成过度排队等候，建议大家在近期内尽快到财务处办理报销手续。

二、鉴于目前报销票据种类繁多、内容繁杂的情况，建议报销人员在到财务处报销之前对所持票据进行整理，以利于提高效率，节省时间。具体整理方法请参见附件一《报销票据整理分类办法》。

三、根据有关财务规定和我处日常报账工作经验的总结，目前有一些票据属于不得报销之列，请报销人员在清理过程中将其剔除，对有疑问的票据可单独归类，待报销时由财务人员鉴定后予以处理。具体整理方法请参见附件二《不能报销的票据列举》。

四、按照学校财务会计的有关规定，当年票据的有效期为第二年的三月末，请大家及时到财务处办理报销手续。以免造成不必要的损失。

财务处

2012.12.3

附件一： 报销票据整理分类办法

鉴于目前报销人员所持票据较多，内容繁杂的情况，对单据整理情况特建议如下：

一、报销人员报销市内票据时，请先将所持票据做如下分类：

（一） 办公用品类：如果一张票据中既含有办公用品费又含有墨盒、碳粉、等耗材，请在票据背面注明所购材料名称，并分别合计办公用品费和专用材料费金额。从2013年1月6日起所持办公用品及日用品发票必须附明细清单。

另外提醒大家：为了提高工作效率，今后如果所购物品既有办公用品也有专用材料，请分别开票。

（二）图书类：分为两种情况：

1、各院系、行政部门购书，由学校图书馆统一采购。

2、院系开新课购书及科研课题购书，不必办理报增手续，只需在每张发票背后写上书名，并合计其金额。

（三）印刷费类：分为两种情况：

1、各院系、行政部门印刷费由学校后勤统一管理

2、科研课题报销应同时携带计价单；若为多张发票请合计其金额。

（四）复印费、邮费、电话费、网络通讯费、汽车燃料费、市内交通费等，若同类费用为多张发票请合计其金额。

（五）会议费：指校内单位组织召开的会议。此类业务发票较多，内容繁杂，也应按发生业务的类别整理并计算金额。若为多张发票请合计其金额。

（六）劳务费：领取劳务费时，应由各院系及行政部门的薪资管理员上传至薪资管理平台并由财务处审核通过后方可报销。

（七）设备购置费：请首先到资产处办理报增登记验收手续，再到财务处报销。若为多张发票请合计其金额。

二、差旅费。

主要指教职员工到外地参加会议或调研的费用。

（一）报销人员报销外埠差旅费时，应持有与所欲报销费用相对应的全部票据，若是参加会议还须持会议通知，在“差旅费报销单”上分别填写车船飞机票、宿费、住勤交通、其他等票据金额，同时按照填写项目的顺序整理好票据，以便会计人员核对。

（二）出国人员报销差旅费。除必须备齐相关出国手续外，其他程序与国内差旅费相似。

发生外币业务需报销的，换算汇率以报销日当天中国银行人民币汇率中间价进行换算报销。

上述各类票据整理并计算出金额后，填写《上海外国语大学贤达经济人文学院付款凭证》并将原始票据整理好附后，再开具《校内结算凭证》，及时到学校财务处办理报销手续。尽量不要集中一次报销大量票据，以免影响财务报账人员和前来报销人员的效率。

财务处

2012年12月3日

附件二：不可报销的票据列举

一、凡用于个人娱乐、消费的票据不能报销。例如，娱乐、健身中心开具的票据；汽车驾驶学校的发票；购各种公文包、手提箱、手机及其他通讯器材等。

二、不合规的发票不能报销。上海地区的发票要求有税务局的监制章并由电脑打印开具，同时要求有收款单位的发票专用章，两类章兼有才能报销。外埠的发票因不知道各地具体要求，除需电脑打印开具外另要求有发票专用章或财务专用章。

三、按照财务规定当年票据的有效期为第二年的三月末，过期票据除特殊情况外均不能报销。

四、地方税务局明确禁止使用的发票。例如，税务局明确规定原服务业发票作废，代之以定额发票，电脑开票取代手写开票，但现在有的单位仍开出原服务业发票或手写发票，故不能报销。

五、假发票不能报销。经财务人员审核发现的假发票，主要是上海市定额专用发票，此类发票有的是发票本身颜色、字体等不正常，有的是密码刮不出或其他经辨析后认定为造假的特征，故经发现不能报销。

六、交通卡充值的发票不能用以报销。

七、财务人员认定的其他不能报销的票据。

财务处

2013年12月3日